Bab 3. Organisasi dan Manajemen

1.  Bentuk Organisasi

a.     Menurut Hanel :

          Merupakan bentuk koperasi / organisasi yang tanpa memperhatikan bentuk hukum dan dapat didefiniskan dengan pengertian hukum. Suatu sistem sosial ekonomi atau sosial tehnik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan :

-Sub sistem koperasi.

-Individu (pemilik dan konsumen akhir).

-Pengusaha Perorangan/kelompok ( pemasok /supplier).

-Badan Usaha yang melayani anggota dan masyarakat.

b.     Menurut Ropke :

Ø Identifikasi Ciri Khusus :

-Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi).

-Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi).

-Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi).

-Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa).

Ø Sub sistem :

-Anggota Koperasi.

-Badan Usaha Koperasi.

-Organisasi Koperasi.

c.     Di Indonesia :

          Merupakan suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan dan kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut. Bentuk : Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola dan Pengawas Rapat Anggota, Wadah anggota untuk mengambil keputusan Pemegang Kekuasaan Tertinggi, dengan tugas :

-Penetapan Anggaran Dasar.

-Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi).

-Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus.

-Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan serta pengesahan Laporan Keuangan.

-Pengesahan pertanggung jawaban.

-Pembagian SHU.

-Penggabungan, pendirian dan peleburan.

2.  Hirarki Tanggung Jawab :

a. Pengurus

Pengurus koperasi adalah pemegang kuasa Rapat Anggota untuk mengelola koperasi, artinya pengurus hanya boleh melakukan segala macam kreasi manajemen yang tidak keluar dari koridor keputusan Rapat Anggota.

b. Pengelola

Pengelola (manajer) koperasi adalah mereka yang diangkat maupun diberhentikan oleh pengurus untuk mengembangkan koperasi secara efisien dan profesional.

c. Pengawas

Pengawas dipilih oleh Rapat Anggota untuk mengawasi pelaksanaan keputusan Rapat Anggota Tahunan dan juga ideologi. Tugas pengawas tidak untuk mencari-cari kesalahan tetapi untuk menjaga agar kegiatan yang dilakukanoleh koperasi sesuai dengan ideologi dan keputusan Rapat Anggota.

3.  Pola Manajemen :

          Hakikat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi perencanaan, fungsi perngorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasi akan sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut.

          Koperasi memang cocok untuk masyarakat Indonesia, dan sudah ada di dalam masyarakat kita jauh sebelum Indonesia merdeka. Pada dasarnya bangsa Indonesia suka bekerja sama dan saling tolong-menolong. Koperasi yang pertama tumbuh subur di Indonesia adalah koperasi sosial yang dalam kegiatannya lebih mengutamakan kegiatan yang bersifat sosial tanpa memperhitungkan segi keuntungan dalam arti ekonomi. Koperasi semacam ini dapat tumbuh subur dengan landasan rasa solidaritas dari anggotanya.

          Dengan bermodalkan rasa solidaritas yang tinggi dari para anggotanya saja, belumlah cukup untuk membina koperasi jenis yang kedua yaitu koperasi ekonomi yang bergerak di bidang ekonomi. Supaya koperasi ekonomi bertahan hidup dan seterusnya berkembang, diperlukan individualitas (kepercayaan pada diri sendiri) dari para anggotanya. Sebab hanya anggota yang percaya akan kemampuannya sendiri yang dapat bertindak/bekerja untuk memajukan koperasi dan setia kepada koperasi yang diikutinya. Selain itu, walaupun koperasi adalah organisasi yang tidak mengutamakan keuntungan yang sebesar-besarnya tetapi cara kerjanya tidak boleh meninggalkan prinsip-prinsip ekonomi, supaya dapat berkembang dengan layak.

           Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :

a.      Perencanaan

          Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan.

·        Perencanaan dalam Koperasi :

          Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih

Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.

b.     Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

          Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:

1.      Pembagian kerja,

2.      Departementasi,

3.      Bagan organisasi,

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah,

5.      Tingkat hierarki manajemen, dan

6.      Saluran komunikasi dan sebagainya.

·        Struktur Organisasi dalam Koperasi :

          Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan.

          Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.

c.      Pengarahan

          Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :

Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:

·         Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,

·         Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,

·         Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,

·         Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,

·         Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.

d.     Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:

·         Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,

·         Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,

·         Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.

Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.